An mehreren Feuern kochen: So managen Sie Projekte gleichzeitig

An mehreren Feuern kochen: So managen Sie Projekte gleichzeitig

Unsere Fähigkeit, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu fokussieren, ist unerlässlich in einer schnelllebigen und vernetzten Arbeitswelt. Mir persönlich ist dabei manchmal gar nicht ganz klar, an wie vielen Projekten ich überhaupt gleichzeitig arbeite. Denn natürlich ist das Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Projekten nicht auf das Arbeitsleben reduziert. Jeder von uns kennt den Moment: Wenn wir merken, dass wir in Wahrheit nicht mehr konzentriert sind und unser Gehirn seine Mitarbeit still und heimlich aufgekündigt hat. Gerade kürzlich hörte ich einen wirklich interessanten Vortrag. Er war gut vorgetragen und interessierte mich inhaltlich, dennoch dachte ich die Hälfte der Zeit über meine Laufstrecke nach, die ich ändern wollte und eine Aufgabe, die ich am folgenden Tag gleich als erstes machen musste, aber noch nicht genau wusste, wie. Eigentlich hätte ich vorher noch mit jemanden dazu telefonieren wollen, aber das schaffte ich nun nicht mehr. Schade um den interessanten Vortrag, von dem ich viel nicht mitbekam.

Weil ich sicher bin, dass es auch Ihnen manchmal so ähnlich ergeht, möchte ich heute mit Ihnen sieben Tipps teilen, wie wir mehrere Projekte gleichzeitig managen können.

1. Von oben drauf schauen

Wer immer nur auf die Aufgabe eines Tages schaut gerät leicht in so einen Feuerlösch-Modus. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig von oben auf alle Projekte zu schauen. Damit ist gemeint, dass alle Themen und Projekte gleichzeitig angeschaut, Zeitpläne erstellt und Prioritäten gesetzt werden. Wenn Zeitknappheit herrscht, gilt es, genau hinzuschauen. Was sind die dringenden Themen, welche sind wichtig und wie sehen die Interessen der Stakeholder aus? Der gleichzeitige Blick von oben hilft, das große Ganze im Blick zu behalten und sich nicht im Kleinklein zu verlieren.

2. Eine Reihenfolge festlegen

Suchen Sie sich eine Aufgabe zur Zeit heraus, auf die Sie sich konzentrieren. Beginnen Sie dabei mit der Aufgabe, die am meisten Konzentration erfordert und geben sie ihr die ungeteilte Aufmerksamkeit. Das schnelle Hin- und Herspringen verlängert Arbeitsprozesse. Es führt dazu, dass wir weder die Aufgaben ausknipsen können, an denen wir gerade nicht arbeiten, noch unserer eigentlichen Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit widmen. Unser Gehirn braucht nämlich Zeit, um von einem Gedankengang zum nächsten überzugehen. Das heißt, die meiste Zeit sind wir gedanklich noch bei der vorigen Aufgabe oder bereits bei der nächsten. Nur nicht bei der, die wir gerade erledigen. Das ist die ineffektivste Form der Selbstorganisation. Wenn Sie wissen, dass sie ständig unterbrochen werden, weil Sie zum Beispiel telefonisch erreichbar sein müssen, suchen Sie sich eine Aufgabe, die nur wenig Konzentration benötigt. Legen Sie die Reihenfolge der Erledigung also nicht ausschließlich nach Dringlichkeits- und Wichtigkeitsprinzipien fest, sondern auch nach dem Grad der benötigten Konzentration.

3. Erwartungsmanagement betreiben

Dazu gehört das konsequente Einrichten von einem Schutzraum, den Sie für die Konzentration auf Ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Niemand sagt etwas, wenn man vorab ankündigt, dass man für einige Zeit nicht gestört werden will. Das ist viel einfacher, als ständig jemanden abzuweisen. Abwesenheitsassistenten per E-Mail nicht nur für längere Abwesenheiten, sondern auch für kurze Projektabschnitte können schon helfen. Schreiben Sie ruhig einmal hinein, dass Sie in einem wichtigen Projekt gebunden sind, sich aber sofort im Anschluss um das Anliegen kümmern werden.

4. Kommunizieren

In vielen Projekten kommt es – aus welchen Gründen auch immer – zu Verzögerungen. Ich hatte einmal einen sehr ehrgeizigen Projektmanager im Team, der damit nicht gut zurechtkam. Hakte eines seiner Projekte, wollte er es nicht wahrhaben und kämpfte gegen die Zeitnot an. Ich selbst als sein Vorgesetzter wurde zuletzt informiert, wenn es nicht klappte. Oft war es dann schon zu spät, ich konnte keine Gegenmaßnahmen mehr ergreifen oder umschichten. Daher finde ich eine regelmäßige Dokumentation und Kommunikation aller Projektabschnitte aller Projekte unerlässlich. Auch, wenn das einmal heißt zu sagen: „Ich bin hier im Zeitkonflikt mit einem anderen Projekt. Wahrscheinlich kann ich 100% zum vereinbarten Zeitpunkt nicht schaffen.“ Entgegen der landläufigen Meinung senkt das nicht das Vertrauen in einen so kommunizierenden Manager, sondern erhöht es.

5. Zeit für Reflexion

Einer der schwierigen Aspekte, wenn man Teil von mehreren Teams ist, ist die hohe Taktung. Sie verhindert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Sich-einbringen und Reflexion. Denn in jedem einzelnen dieser Teams geht es stets darum, dass ich mein bereits erworbenes Wissen oder meine Erfahrungen bestmöglich einbringe. Eine Zeit zu reflektieren, vielleicht anderen zuzuhören, den eigenen Beitrag oder eigene Kenntnisse weiterzuentwickeln ist nicht vorgesehen. Das Resultat ist das, was mir während des eingangs erwähnten Vortrags wiederfuhr. Unser Gehirn sucht sich diese Zeiten dann nämlich selbst – auch, wenn es vielleicht gerade gar nicht passt. Wir müssen also selbst dafür sorgen, dass wir Zeiten für Reflexion pro Projekt oder Aufgabe einbauen, und zwar gezielt. Wir können uns Zeiten für „Lernen“, „Lesen“, „Reflektieren“ oder auch „Austausch“ in unserem Kalender blocken. Ich persönlich halte das übrigens auch für eine grundsätzlich wichtige Funktion für Führungskräfte. Wer nicht nur Zeit für Output, sondern auch Zeit für Input einplant, ist ein gutes Vorbild für seine Teams.

6. Bewegung und Ruhe

Das Arbeiten an mehreren Projekten zur gleichen Zeit erfordert insgesamt eine hohe Konzentration. Um die zu halten, ist es notwendig, für den richtigen körperlichen Ausgleich zu sorgen. Das schließt Bewegung, also Sport, ebenso ein wie Ruhe, also ausreichend Schlaf. Nur, wenn unser Gehirn hiermit versorgt wird, kann es dauerhaft Höchstleistungen erbringen. Sie kennen vielleicht die klugen Gedanken, die einem kurz nach dem Aufwachen oder während der Sporteinheit kommen. Die Entschuldigung, man könne noch nicht zu Bett gehen oder nur wenig Sport treiben, weil man dafür keine Zeit hat, gilt nicht! Immer wieder höre ich das, aber in Wahrheit vergeuden wir dadurch mehr Zeit und Energie, als es uns kostet.

7. Delegation

Falls Sie in der Funktion sind, Teilaufgaben delegieren zu können, tun sie es. Dabei ist – gerade bei mehreren Projekten – das Wie ganz entscheidend. Denn bei ineffektiver Delegation kriegen Sie die Hälfte der delegierten Aufgaben zurück, bevor sie erledigt sind. Delegieren Sie also möglichst Verantwortungsbereiche, keine kleinen Teilaufgaben. Nennen Sie das Ziel, das jemand anderes erreichen sollte („Sie sind für den Entwickler der inhaltliche Ansprechpartner“ statt „Bitte antworten Sie dem Entwickler auf seine Frage Folgendes:…“). Achten Sie darauf, dass Sie klar formulieren und die entsprechenden Befugnisse mit delegieren und kommunizieren („Für diesen Bereich ist künftig Herr Schmidt Ihr Ansprechpartner“).

Zum Schluss kommt noch die gute Nachricht: In unserer digital geprägten, schnellen Welt ist „Multitasking“ zur Schlüsselkompetenz geworden, was oft sehr kritisch beleuchtet – um nicht zu sagen: verteufelt – wird. Dabei ist ein generelles Klagen darüber gar nicht angebracht. Meiner Meinung nach geht es  vielmehr darum, das auf eine gute und gesunde Art zu tun, ohne in Stress zu geraten. Denn gleichförmige Aufgaben lassen uns viel mehr ermüden, als die Arbeit an vielen verschiedenen Aufgaben. Das gilt unabhängig vom Niveau einer Aufgabe, darin sind sich Arbeitspsychologen einig. Mit anderen Worten: Die Belastung, die durch gleichförmige Aufgaben entsteht ist viel höher als die, die durch das Kochen an mehreren Feuern entsteht.

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Bildquelle: Wasant / Shutterstock