Die Deadline, Dein Freund und Helfer

Die Deadline, Dein Freund und Helfer

Jeder von uns wird manchmal nicht fertig, obwohl er sich das ganz fest vorgenommen hatte. Halb so wild, wenn es um eine private Nebensächlichkeit geht – steht das Gewächshaus hinterm Haus eben erst im nächsten Jahr, in diesem werden die Tomaten noch gekauft. Ärgerlich ist es dann, wenn davon etwas abhängig ist. Ein Geschäftserfolg, eine an einen Bonus gekoppelte Zielerreichung, ein Zwischenergebnis, mit dem eine angrenzende Abteilung weiter arbeiten muss oder ein Honorar zum Beispiel. Und auch, wenn es um Innovation geht, spielt das Halten von Deadlines eine große Rolle. Denn gerade hier muss immer wieder nachgebessert werden, der Markt muss beobachtet und der innovative Prozess angepasst werden.

Dabei gilt das Parkinson’sche Gesetz: Arbeit dehnt sich immer genau in dem Maße aus, wie Zeit zur Verfügung steht. Ganz unabhängig davon, wie viel Zeit man tatsächlich benötigte. Dieses Prinzip spiegelt sich auch in dem Bonmot wider, das Sie vielleicht kennen:

Ich habe so lange keine Motivation, bis ich keine Zeit mehr habe.

Ein Beispiel: Bei dem top itservices Executive Round Table sprach einer der Speaker über die Digitalisierung der Prozesse im Zahlungsverkehr bei Banken. Und betonte: „Zunächst gilt es, mit einem Prozess anzufangen. Dieser wird – ganz wichtig! – mit einer Deadline durchvisualisiert. Wenn er hakt, wird nachgebessert oder ein neuer Prozess begonnen.“ So ein iterativer Innovationsprozess kann nur zum Erfolg werden, wenn sich alle Beteiligten an die verabredeten Deadlines halten, denn nur so können Zwischenergebnisse systematisch geprüft werden. Jeder, der seine Arbeit schon einmal mit agilen Methoden organisiert hat, kennt dieses Prinzip.

Das Setzen und Halten von Deadlines ist also wichtig, so weit, so gut. Aber wie gelingt das? Was machen die richtig, die fortwährend ihre Deadlines halten – und die, denen das fast nie gelingt, falsch? Hier kommen ein paar Tipps:

1. Sei Dir bewusst, was Dich abhält

Wer regelmäßig Deadlines verpasst, sollte sich zunächst fragen, warum. Denn Produktivität ist oft nichts anderes als das Verständnis unserer Grenzen und Hürden. Und diesen Hürden liegt ein ganz menschliches Verhalten zugrunde. Nämlich die Idee, dass wir davon ausgehen, dass wir künftig produktiver, fleißiger oder motivierter sind, als jetzt gerade. Und so gehen wir davon aus, dass unser Zukunfts-Ich das schon richten wird, während unser aktuelles Ich munter aufschiebt und sich anderen Dingen zuwendet. Das ist zunächst einmal falsch, denn unser Zukunfts-Ich ist eben nicht fleißiger, sondern steht höchstens unter größerem Druck. Vor Allem aber gibt es für diese Aufschieberitis meist einen Grund. Eventuell liegt der darin, dass die Aufgabe ungeliebt ist. Das heißt, wer häufig in diese Falle tritt, sollte einmal überprüfen, ob er grundsätzlich das Richtige tut. Eventuell ist er blockiert, weil er schlicht zu den meisten seiner Aufgaben keine Lust hat. Dann ist es Zeit für eine Veränderung. Wenn nicht, ist es Zeit für eine bessere Planung. Dabei helfen die nächsten Punkte:

2. Baue Zwischen-Deadlines ein

Im Grunde wissen wir es alle, und doch ignorieren wir es immer wieder: Es geschehen unerwartete Dinge. Immer. Wer also seine Deadline genau so plant, dass zu einem verabredeten Zeitpunkt alles fertig ist, wird seine Zusage bei unerwarteten Zwischenfällen nicht halten können. Die Zwischenfälle können ganz banal sein, ein Stau, eine Sommergrippe oder ein PC-Absturz, oder schwerwiegender: ein Krankenhausaufenthalt oder die Insolvenz eines benötigten Zulieferers. Daher ist es immer ratsam, eine Zwischen-Deadline einzubauen und auf diese so hinzuarbeiten, als wäre es die tatsächliche. Dabei gilt: Je wichtiger das Projekt für die Arbeitssituation ist, desto langfristiger sollte man planen.

3. Teile Dein Projekt in Teilprojekte auf

Diejenigen, die am Ende eines Projekts nicht fertig geworden sind, haben oft ein großes Ergebnis vor Augen gehabt. Unterwegs haben sie hier und da geflickt, wenn etwas schief lief und sich bisweilen in Details und Fehlerbehebung derart verloren, dass am Ende ein maximal halbfertiges Ergebnis herauskam. Das ist im Übrigen auch das Problem vieler Innovationsabteilungen. Da wird eine große Idee verfolgt und irgendwann, oft nach Jahren, stellt man fest, dass es eben nicht geklappt hat oder die Konkurrenz inzwischen etwas Besseres erfunden hat. Daher ist es – gerade bei größeren oder unübersichtlichen Projekten – wichtig, Teilprojekte zu definieren.  Ein Teilprojekt mit kurzer Deadline kann schnell hinterfragt und alle folgenden Teilprojekte bei Bedarf angepasst werden.

4. Antizipiere

Unerwartete Zwischenfälle kann man natürlich nicht planen, höchstens erahnen. Aber was ist mit den zu erwartenden Zwischenfällen? Wenn ich meine Deadlines plane, hilft es, den Blick zu weiten und erwartbare Gegebenheiten zu antizipieren: Denn geplante Zwischenfälle sind ja viel besser händelbar, als ungeplante. Haben Sie daran gedacht, dass Sie im Sommer zwei Wochen im Urlaub sind? Haben Sie Feiertage geprüft, an denen viele weg sind? Gibt es genug Entwickler für Ihr Projekt und sind die hinreichend eingearbeitet? Haben Sie einmal geprüft, ob Baustellenstaus zu erwarten sind, und zwar nicht erst auf der Autobahnauffahrt? Gibt es nahende Familienereignisse, die Ihre Zeit und Aufmerksamkeit fordern? Wir neigen dazu, erwartbaren Ereignissen zu wenig Aufmerksamkeit zu schenken, weil wir sie ja ohnehin im Hinterkopf haben. Für die Planung Ihrer Deadlines gehören die aber raus aus dem Hinterkopf und hinein in Ihren Projektplan.

5. Tempo drosseln

Dieser Punkt gilt immer dann, wenn sich die Grundbedingungen grundsätzlich zum Negativen ändern. Viele von uns verfallen dann in eine Art Schockstarre, anstatt in langsamerem Tempo weiter zu machen. Ihr Geschäftspartner wird langfristig krank? Das benötigte Auto geht kaputt? Der Kunde kann die Honorare in der vereinbarten Höhe nicht zahlen? Was im ersten Moment nach dem drohenden Scheitern eines Projektes aussieht, ist manchmal nur ein Anlass, die an die Deadline gekoppelten Ergebnisse herunter zu schrauben. Auch kleine Teilerfolge sind Erfolge und führen – konsequent verfolgt – letztendlich zum Ziel. Und das führt zum letzten Punkt bei der erfolgreichen Planung Ihrer Deadlines.

6. Ausmisten

Bei größeren und komplexen Projekten können wir nicht gleichzeitig alles im Blick behalten. Das gleiche gilt bei mehreren Projekten und Themen, die wir nebeneinander jonglieren. Daher ist es erfolgskritisch, dass wir uns auf die wesentlichen Dinge konzentrieren und unsere Deadlines entsprechend ihrer Dringlichkeit anpassen. Die gute, alte Eisenhower-Matrix tut hier ihren Dienst: Teilen Sie Ihre Projektabschnitte oder Ihre Aufgaben ein: Erledigen Sie Wichtiges und Dringendes möglichst sofort. Versehen Sie Wichtiges, aber weniger Dringendes mit Deadlines nach den oben aufgeführten Regeln. Delegieren Sie Dringendes, das Sie nicht selbst erledigen können oder wollen und: Schmeißen Sie alles andere weg! Ein Teilprojekt ist nicht so dringend und bei näherer Betrachtung auch nicht wichtig? Weg damit! Der Zeitpunkt „Bei Gelegenheit“ existiert nicht. Denken Sie an Ihren Keller. Haben Sie diesen um die „Falls ich das mal brauche“-Gegenstände bereinigt, geht es Ihnen gleich viel besser.

So sehr sie uns also manchmal nervt: Die Deadline verdient unsere Freundschaft, denn richtig gepflegt, hilft sie uns, erfolgreich zu sein.

 

 

Bildquelle: BrAt82 / Shutterstock