Produktivität: 12 Wege, sie täglich anzukurbeln – Teil 2

Produktivität: 12 Wege, sie täglich anzukurbeln – Teil 2

Erinnern Sie sich an das Zitat von Steve Jobs aus dem ersten Teil? “For the past 33 years, I have looked in the mirror every morning and asked myself: ‘If today were the last day of my life, would I want to do what I am about to do today?’” Darum ging es. Forscher der University of Nottingham haben kürzlich die Ergebnisse von 83 verschiedenen Studien über Selbstkontrolle (self-control) und Tatkraft (Energy) zusammengefasst. Daraus lassen sich zwölf Tipps ableiten, wie Sie den ganzen Tag über produktiv bleiben. Die ersten fünf gab es im ersten Teil, da ging es um den richtigen Start in den Tag. Ich hoffe, Sie haben schon angefangen, regelmäßig Sport zu treiben und Zitronensaft zu trinken. Ich persönlich freue mich bereits an meiner zusätzlichen Zeit fürs Musikhören.

Im zweiten Teil geht es nun darum, den Schwung nicht gleich mit Ankunft im Büro wieder zu verlieren. Also, weiter geht’s:

6.     Räume als erstes den Arbeitsplatz auf

Das klingt etwas großväterlich, finde ich. Aber tatsächlich belegt eine Studie der Princeton University, dass die Produktivität von Menschen mit aufgeräumten Schreibtischen höher ist, als die von Menschen mit unordentlichen Schreibtischen. Nun kann über den Begriff „Ordnung“ natürlich gestritten werden. Aber fest steht, dass der Einfluss von Unordnung auf die Konzentration derselbe ist wie der von Multi-Tasking, aber dazu später. Unordnung jedenfalls lenkt schlicht ab. Ich finde, dass Ordnung halten immer leichter wird, je weniger Papier wir zum Arbeiten benötigen. Aber: Unordnung kann ja auch auf unserem Bildschirm herrschen. Also auch hier gilt: Aufräumen first!

7.     Keine E-Mail, bevor Du nicht drei Frösche gegessen hast

Diese Formulierung ist natürlich erstens bildlich gemeint und zweitens dem englischsprachigen Ursprung dieser Zusammenfassung geschuldet. „Einen Frosch essen“ meint, etwas zu tun, was wir eigentlich nicht tun wollen, was aber dennoch unsere Konzentration erfordert. Jedem von Ihnen fallen bestimmt spontan mindestens drei Frösche ein, oder? Laut dieser Studienzusammenfassung müssen wir also zunächst drei solcher Aufgaben bewältigen, denn sie halten uns davon ab, unsere mentale Energie auf die übrigen Aufgaben zu lenken.

8.     Plane Zeiten und kontrolliere Deinen Fortschritt

Mit anderen Worten: Das schönste Ziel nützt rein gar nichts, wenn seine Erreichung nicht nachgehalten wird. Das stimmt natürlich. Wenn Sie sich also einen Tagesplan machen, achten Sie darauf, dass Sie erstens entsprechende Zeitslots für Ihre Aufgaben gleich mit planen und zweitens die Erreichung Ihre Aufgaben auch überprüfen. Wir bei der top itservices AG arbeiten gern nach dem „Getting Things Done“-Prinzip (GTD) von David Allen, das hierfür eine echte Hilfestellung bietet. Eine Buchbesprechung dazu habe ich hier vor einiger Zeit veröffentlicht.

9.     Halte morgendliche Meetings im Zeitplan

Das gilt natürlich für alle Meetings, die, wie wir alle wissen, echte Zeitfresser sein können. Aber für die am Morgen besonders, denn da steht uns die meiste Energie zur Verfügung. Was dabei hilft ist, jedes Mal konkret darauf aufmerksam zu machen, dass man sich aus Zeitmanagement-Gründen an den Zeitplan halten möchte. Das motiviert auch die anderen, dies zu tun, denn Zeit möchte schließlich niemand verschwenden.

10.     Unterlasse Multi-Tasking

Es verleitet natürlich gerade morgens, wenn man energiegeladen ist, viele Dinge auf einmal erledigen zu wollen. Aber da liegt eine Falle. Mehrere Studien und Untersuchungen, unter anderem von der Stanford University belegen immer wieder, dass Multi-Tasking weniger produktiv ist, als eine Sache zur Zeit zu erledigen. Wir können zwar lernen, uns schnell nacheinander auf verschiedene Dinge zu konzentrieren, aber nicht gleichzeitig – im Gegenteil: Je häufiger Multi-Tasking praktiziert wird, desto schlechter wird man darin, so die Stanford-Forscher! Außerdem: Die Fehlerquote verdoppelt sich schon bei Unterbrechungen von mehreren Sekunden.

11.     Nein sagen

„Nein“ ist ein starkes Wort. Aber aus einem anderen Grund, als manche annehmen, denen das „Nein“ sagen schwer fällt. Und die sich dann vielleicht in Formulierungen wie „Ich fürchte, das schaffe ich nicht“ oder „Ich bin nicht sicher, ob ich das schaffe“ flüchten. Denn „Nein“ zu einer Verpflichtung zu sagen ehrt die bereits eingegangenen. Nur so können wir gewährleisten, dass wir unsere Versprechen halten. Und so verwundern die Studienergebnisse der University of California nicht, laut derer man umso wahrscheinlicher von Stress, Burnout und Depressionen betroffen ist, je schwerer einem das „Nein“ sagen fällt.  Falls es Ihnen schwer fällt: fangen Sie doch dieses Jahr damit an, es zu lernen.

12.     Umsetzen

Damit ist gemeint, sich alle hier notierten Tipps immer wieder zu vergegenwärtigen. Der Trick ist, ein Bewusstsein für diese kostbaren ersten Stunden des Tages zu entwickeln. Ich finde, da waren ein paar tolle Anregungen dabei!

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Bildquelle:  Sunny studio / Shutterstock