Erfolgreich Meetings führen

So führen Sie Meetings und Gespräche mit Fragen

Vergangene Woche erlebte ich mal wieder eines dieser Meetings, die einfach nicht zum Ende kommen wollen. Das Gespräch war festgefahren, die Diskussion der Teilnehmer drehte sich im Kreis, das Problem schien nicht lösbar. Ich war lediglich als Gast dabei und hatte die Rolle des Beobachters. Das gesamte Meeting steckte in einer Sackgasse, ein Wort gab das andere, eine Klärung war nicht in Sicht. Solche Situationen können in den besten Teams und Gesprächen vorkommen. Durch kluge Fragen können Sie diese Diskussionsknoten schnell durchschlagen. Und ganz nebenbei auch die Gesprächsführung übernehmen.

Mit „klugen“ Fragen meine ich Fragen, bei denen es nicht primär um den Erkenntnisgewinn des Fragenden geht. Es geht vielmehr darum, den Gesprächspartner auf neue Lösungen aufmerksam zu machen und zum Nachdenken anzuregen. Es handelt sich dabei um die sogenannten systemischen Fragen. Aus meiner Erfahrung eignet sich die Methode der systemischen Fragen nicht nur für Mitarbeiter- oder Feedbackgespräche, sondern auch, um festgefahrene Diskussionen in zähen Besprechungen zu beleben und Denkblockaden aufzulösen.

Die wichtigsten Fragearten

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Fragen, die „offenen“ und die „geschlossenen“. Bei beiden Varianten kommt es in unserem Gehirn zu bestimmten Prozessen, die unterschiedliche Ergebnisse zur Folge haben: Geschlossene Fragen, wie „Haben Sie die Aufgabe erledigt?” werden entweder mit „Ja“ oder mit „Nein“ beantwortet. In beiden Fällen sind Sie kommunikationstechnisch in Schwierigkeiten. Denn Sie erhalten entweder keine neuen Informationen oder befinden sich bei einem „Nein“ sogar in einer Kommunikations-Sackgasse. Geschlossene Fragen bringen also in der Regel niemanden weiter.

Um hingegen eine offene Frage beantworten zu können, muss Ihr Gegenüber über seine Antwort nachdenken. Es kommt dann zu einer sogenannten „transderivationalen Suche”, einem Prozess im Gehirn, der automatisch und unbewusst abläuft. So kommt Ihr Gesprächspartner ins lösungsorientierte Denken, denn sonst kann er Ihre Frage nicht beantworten. Sie als Fragesteller erhalten somit nicht nur wichtige Informationen, sondern der Antwortende auch neue Wahlmöglichkeiten. Offene Fragen beginnen übrigens immer mit einem “W”: Wer, Wie, Wo, Wann, Wofür, Wozu, etc.

Systemisch fragen

Die Theorie des systemischen Fragens unterscheidet aber noch weitere Fragearten. In der Praxis werden diese nach Bedarf miteinander kombiniert, um das Gespräch oder die Diskussion in die individuell sinnvolle Richtung zu lenken. Ich halte die folgenden fünf Fragearten für besonders wichtig und habe die Erfahrung gemacht, dass deren Kombination häufig zum Ziel führt.

1.  Zirkuläre Fragen

Zirkuläre Fragen dienen dazu, die aktuelle Situation aus einer anderen Perspektive zu sehen. So können Ansichten besser hinterfragt und Blickwinkel erkannt und verstanden werden.

  • Wie sieht die Situation aus Sicht von Kollege XY aus?
  • Wie würde Ihr Chef das sehen und beurteilen?
  • Wie fühlt sich ein Kunde, wenn Sie ihm so begegnen?

2. Lösungsorientierte Fragen

Wie in dem Meeting letzte Woche kreisen Diskussionen zu oft um das Problem und nicht um dessen Lösung. Lösungsorientierte Fragen lenken die Aufmerksamkeit um. So wird die Diskussion positiv und bisher unbekannte Lösungsmöglichkeiten entwickeln sich fast von allein.

  • Welche Möglichkeiten sollten unbedingt genutzt werden?
  • Wer ist für den Erfolg besonders wichtig?
  • Wann lief oder läuft es gut?
  • Welche Probleme konnten bereits gelöst werden?

3. Hypothetische Fragen

Diese führen zwar nur selten direkt zur Lösung eines Problems, können aber die Tür zu neuen Ansätzen und Richtungen öffnen. Durch hypothetische Fragen kann auch erkannt werden, ob eine bestimmte Idee überhaupt zum Ziel führen kann oder gleich verworfen werden sollte.

  • Was würden Sie tun, wenn nur Sie davon betroffen wären?
  • Hätten Sie eine Lösung, wenn Zeit / Geld keine Rolle spielen würde?
  • Was würden Sie tun, wenn Sie keine Angst vor dem Scheitern hätten?

4. Begründungsfragen

Mit dieser Frageart bringen Sie Ihr Gegenüber dazu, das eigene Handeln zu reflektieren und zu begründen. So bekommen Sie einen tieferen Einblick in die Denkweisen Ihres Gesprächspartners. Begründungsfragen sind auch gute Helfer, um angebliche Tatsachen zu hinterfragen oder eine bisher eindimensionale Betrachtung des Sachverhaltes zu entlarven. Warum wollen Sie das Problem auf diese Weise lösen?

  • Wie sicher sind Sie, dass es funktionieren wird?
  • Warum sollten wir keine anderen Möglichkeiten in Betracht ziehen?
  • Können Sie Ihr Vorgehen noch einmal detailliert erklären?

5.  Skalierende Fragen

Mit diesem Frage-Ansatz erreichen Sie zwei Ziele: Erstens können Sie die Komplexität einer Situation temporär reduzieren und zweitens können Probleme in die richtige Perspektive gesetzt werden. Durch die Messbarkeit werden Probleme häufig plötzlich kleiner als gedacht.

  • Wie beurteilen Sie das aktuelle Problem auf der Schwierigkeitsskala von 1 bis 10?
  • Im Vergleich zu Ihren bisherigen Projekten: Wo ordnen Sie die Herausforderungen dieses Projektes auf einer Skala von 1 bis 10 ein?
  • Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis Ihrer Entscheidung?

Darauf müssen Sie achten

Damit der Einsatz systemischer Fragen gelingt, sollten Sie drei Grundsätze beachten:

  1. Sobald Sie die Methode anwenden und aktiv fragen, übernehmen Sie die Gesprächsführung. Achten Sie also darauf, niemanden zu übergehen.
  2. Systemische Fragen sollen zum Nachdenken anregen, können aber auch falsch verstanden werden. Wichtig sind daher Formulierungen, bei denen sich niemand persönlich angegriffen fühlt.
  3. Sich aus eingefahrenen Mustern zu lösen, benötigt Flexibilität. Es passt nicht zusammen, wenn Sie Ihre Kollegen zu neuem Denken auffordern, dann jedoch deren Ideen als unrealistisch abtun und den Eindruck vermitteln, lediglich Ihre eigenen Lösungen seien die richtigen.

Kein Stakkato

Mit Fragen lassen sich Gespräche strukturieren und steuern. Auch können Sie Andere hervorragend durch gezielte Fragen zum Nachdenken bringen. Das funktioniert aber nur, wenn Ihr Gegenüber ausreichend Raum erhält. Mit einem Fragen-Stakkato werden Sie das nicht erreichen. Diese Fragetechniken müssen dosiert und zielgerichtet eingesetzt werden. Das gilt ganz besonders dann, wenn Innovation und Querdenken erwünscht sind. Denn selbiges kann durch allzu penetrante Nachfragerei auch zerstört werden. Mit der richtigen Einstellung, einem Ziel vor Augen und vor allem offenen Fragen, sind Sie aber in der Lage, jedes Gespräch in eine zielführende Richtung zu lenken und dadurch eine Win-win-Situation herzustellen. Welche Fragen in der jeweiligen Situation sinnvoll und effektiv sind, müssen Sie natürlich selbst entscheiden. Das erfordert ein wenig Übung. Aber es lohnt sich, denn wer fragt, der führt.

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Bildquelle: Christian Chan / shutterstock