Job Interviews führen – Wie ich erfahre, was ich wissen will (1)

Job Interviews führen – Wie ich erfahre, was ich wissen will (1)

Eine Fehlentscheidung beim Recruiting gehört zu den teuersten und unangenehmsten Erfahrungen, die man als Führungskraft machen kann. Nicht nur muss der gesamte Recruitingprozess neu aufgerollt werden, es bleibt auch Arbeit liegen, die vom Team oder der Führungskraft dann mit erledigt werden muss – im besseren Fall, nämlich dem, dass man die falsche Entscheidung noch in der Probezeit erkennt. Ansonsten hat man meist ziemlich lang etwas von dem Mitarbeiter, der die Erwartungen an seine Funktion latent nicht erfüllen kann, was noch schlimmer ist. Außerdem gilt: Wer im Einstellungsprozess positive Erfahrungen mit dem Unternehmen gemacht hat, bringt circa 15 Prozent mehr freiwilliges Engagement ins Unternehmen ein. Grund genug also, ein professionelles und informatives Vorstellungsgespräch zu führen.

Dabei ist der Weg vom Papier oder Onlineprofil zum echten potenziellen Mitarbeiter der Flaschenhals des Recruitings. Die Kunst besteht darin, auf Basis des Vorstellungsgesprächs auf das künftige Arbeitsverhalten des Kandidaten zu schließen – keine leichte Aufgabe. Deswegen beleuchte ich heute, wie sie gelingen kann.

1.     Spontan heißt lang: Gute Vorbereitung

Hand aufs Herz: Wer von Ihnen ist nicht schon kurz vor dem Interview in den Konferenzraum geeilt, hat verstohlen während der ersten 10 Minuten noch einmal schnell den CV des Kandidaten überflogen und dann Fragen ganz spontan aus dem Bauch heraus gestellt? Weil für eine gute Vorbereitung eben die Zeit fehlte? Kann passieren, ist aber nicht sinnvoll. Die Zeit, die Sie bei der Vorbereitung gespart haben, kommt im Laufe des Gesprächs, spätestens aber des Entscheidungsprozesses wieder drauf.  Will heißen, eine gute Vorbereitung spart am Ende Zeit und führt zudem zu einer besseren Vergleichbarkeit verschiedener Kandidaten. Die Vorbereitung beinhaltet mindestens:

  • Job Description
  • CV
  • Interviewleitfaden

Die Job Description ist das Kernstück, um sich vorab darüber klar zu werden, welche Kriterien für den zu besetzenden Job wichtig sind. Zwei Phänomene begegnen uns dabei immer wieder: Erstens, dass die beteiligten Personen davon ausgehen, dass jeder schon wisse, was für den Job wichtig ist – ohne sich jemals darüber ausgetauscht zu haben, geschweige denn schriftlich. Und zweitens, dass die Recruiter die Kriterien im Laufe des Prozesses aus dem Blick verlieren. Das Resultat ist, dass man vielleicht fünf Kandidaten kennenlernt, drei für gut befindet und über die drei tagelang diskutiert, weil man sich in Wahrheit gar nicht einig ist, was der Jobinhaber eigentlich können soll. Also: Sorgen Sie für eine klare Job Description und einigen Sie sich vorher auf die Hauptkriterien, die Ihr Bewerber mitbringen soll. Wenn möglich, gewichten Sie – auf was können Sie am ehesten verzichten, was ist eine notwendige Bedingung? Am Ende aller Vorstellungsgespräch können sie sich so kurz, knapp und ergiebig mit Ihren Mit-Recruitern austauschen und kommen schnell zu einer finalen, von allen getragenen Entscheidung.

Kommen wir zum CV, in welcher Form er Ihnen auch immer vorliegt. Dieser wiederum ist das Kernstück Ihrer Vorbereitung auf den Kandidaten. Er gibt Ihnen darüber Auskunft, über welche beruflichen Stationen Sie mit Ihren Kandidaten ausführlich sprechen können. Lesen Sie den CV nicht erst während des Gespräches! Abgesehen davon, dass das unhöflich ist (und wenn Sie es noch so unauffällig versuchen), kostet es Sie wertvolle Zeit, die sie zielführender verbringen könnten.

Und damit sind wir beim Interviewleitfaden. Der besteht immer aus mindestens drei Teilen: Den Hard Facts (Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit, Umzugsbereitschaft etc.), einem allgemeinen Teil, der über Motivation und Haltung Auskunft gibt und einem speziellen, der dies anhand des Lebenslaufes validiert. Probieren Sie es aus, Sie werden sehen: Eine gute Vorbereitung spart Zeit.

2.     Druck macht eng: Für eine entspannte Gesprächssituation sorgen

„Wenn der hier dem Druck nicht standhält, tut er es im Job auch nicht!“ Diesen Satz höre ich immer noch oft, wenn auch seltener als früher. Ich weiß gar nicht, ob er wahr ist, oder nicht. Aber fest steht: Das Vorstellungsgespräch ist dazu da, möglichst viel von einem Kandidaten zu erfahren. Und die dafür am schlechtesten geeignete Atmosphäre ist Druck. Das einzige, was ich dabei erfahre, ist eben das Verhalten des Kandidaten unter Druck. Aber vermutlich wird der Job ihm mehr abverlangen und darüber erfahre ich dann gar nichts mehr. Denn eines ist uns Menschen gemein: Bei zu viel Druck entsteht Angst. Und bei Angst, auch unbewusster, machen wir zu. Das Wort „Angst“ kommt aus dem Lateinischen und heißt „angustus“, was so viel heißt wie „eng“. Das sagt eigentlich schon alles. Schaffen sie daher lieber eine entspannte Gesprächsatmosphäre, in der Ihr Kandidat Lust bekommt, über sich und seine berufliche Vergangenheit zu erzählen. So erfahren Sie am meisten! Im Übrigen auch, wie er unter Druck reagiert – fragen Sie ihn doch einfach.

3.     Zeit ist kostbar: Wichtige Fakten zuerst klären

Sie sprechen seit 90 Minuten, der Kandidat ist super, Sie sehen ihn schon auf seinem neuen Bürostuhl sitzen. Nur noch kurz die Hard Facts klären: Wann kann er und für wieviel. Leider sind seine Gehaltsvorstellungen dann vielleicht doppelt so hoch, wie Ihr Budget. Schade, denn die  Zeit für dieses Gespräch samt Vorbereitung hätten Sie sich sparen können. Deshalb: Klären Sie solche Kriterien möglichst am Anfang. Reise- oder Umzugsbereitschaft, Verfügbarkeit und zumindest einen Gehaltsrahmen, in dem sich der Kandidaten bewegen möchte, können vorab geklärt werden.

4.     Pareto: 80 zu 20 für den Interviewten

In 20 Prozent der Gesamtzeit erfahren Sie 80 Prozent von dem, was Sie wissen wollen. So weit, so pareto-optimal. Viele Vorstellungsgespräche, die ich zusammen mit Führungskräften geführt habe, verliefen aber ganz anders. Da hat die Führungskraft 80 Prozent der Zeit über den Job, das Unternehmen und sich selbst gesprochen und 20 Prozent blieben für den Kandidaten. Am Ende werden solche Kandidaten meist äußerst positiv wahrgenommen – klar, sie haben prima zugehört und auf die kritischen Themen ist man gar nicht zu sprechen gekommen. Achten Sie darauf, dass der Kandidat erzählt. Wenn er gut ist, wird er Fragen vorbereitet haben. Die können Sie dann ja beantworten.

5.     Vergangenes Verhalten erzählt

Aber wie stellt man nun solche Fragen, deren Antworten Auskunft über die Fähigkeiten des Kandidaten geben? Dazu empfehle ich den Ansatz des „Behavioral Based Interviews“ (BBI). Der Leitsatz dieses Prinzips lautet: “The best predictor of future behavior is past behavior under similar circumstances”. Das heißt: Fragen Sie nach echten Erfahrungen, die Ihr Kandidat gesammelt hat und verzichten Sie so weit als möglich auf den Konjunktiv. Ein Beispiel: „Unsere IT-Abteilung muss umstrukturiert werden. Wie würden Sie vorgehen, wenn das Ihre Aufgabe wäre? Was würden sie als erstes tun?“ Auf so eine Frage erhalten Sie eventuell hervorragende Antworten. Was Sie dabei erfahren ist: Was der Kandidat gern tun WÜRDE, wenn er KÖNNTE. Ob er es kann, erfahren Sie nicht! Gehen Sie also anders vor. Da Sie ja gut vorbereitet sind, kennen sie seinen Lebenslauf und wissen, in welchen Funktionen Ihr Kandidat schon einmal Prozesse, Strukturen oder sogar tatsächlich ganze Abteilungen neu strukturiert hat. Fragen Sie danach: „In Ihrer Funktion als IT Manager bei Firma XY haben Sie ja auch Prozesse optimiert, wie Sie schreiben. Was genau haben Sie da gemacht? Welche Rolle hatten Sie? Welchen Widerständen waren Sie ausgesetzt und wie sind Sie denen begegnet? Mit welchem Ergebnis?“ Auf diese Weise erfahren Sie, was Ihr Kandidaten tatsächlich für Erfahrungen in dem Bereich hat, was er kann und was nicht.

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie STARS aus ihren Kandidaten machen, wie Sie mit peinlichen Gesprächspausen umgehen und welche Bedeutung Körpersprache hat.

 

Bildquelle: Adam Gregor / Shutterstock