„Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“

wie ich dinge geregelt kriege

Warum ist dieses Buch relevant?

Das Buch ist total dem von mir sehr geschätzten KISS-Prinzip – „keep it short and simple“ – verpflichtet. Es geht darum, das zu tun, was gerade anliegt, und die übrigen Aufgaben sauber zu dokumentieren, damit sie nicht verloren gehen. Das Buch hilft, den Kopf frei zu haben für das, was gerade getan werden muss und gleichzeitig gibt es Vorschläge, wie man sicherstellt, dass Anstehendes nicht durchrutscht.

Was ist die Essenz dieses Buches?

Eigentlich ist es ganz einfach, strukturiert und produktiv zu arbeiten und zu führen: Es geht darum, angemessen auf zu erledigende Aufgaben zu reagieren, jeder einzelnen Aufgabe die angemessene Menge an Aufmerksamkeit und Anstrengung widmen und verlässlich nachzuhalten, wann welche Aufgabe erledigt werden muss.

Was mir dieses Buch bedeutet:

Statt theoretisch durchzudeklinieren warum dieses Buch hilfreich ist, möchte ich in diesem Fall stattdessen einen ganz praktischen Einblick in meine Arbeitsweise geben. Also: Wie nutze ich das GTD-Prinzip?

1.)  Ich lege eine Liste von Aufgaben an (Allen nennt diese Projekte), die am besten nach den wichtigsten Themen und Zielen geordnet ist.

Ich persönlich komme mit 25-30 Aufgabenkategorien aus (geordnet nach Organisationeinheiten, Prozesse, Themen wie Strategie, Kunden, etc.). Ich nutze dafür eine simple Excel-Liste, die ich zwar unterwegs nur per Papier nutzen kann- das reicht aber für mich in der Praxis aus. Es gibt alle möglichen Task-Manager-Apps für iPhone und Co., die aber alle für mich nicht die gewünschte Übersicht auf einen Blick bieten.

Auf dieser Liste gibt es auch eine Inbox, die Platz bietet für alles, was neu an Aufgaben reinkommt. Wichtig bei dieser Vorgehensweise: Starten Sie niemals eine zweite Liste. Niemals.

2.)  Ich habe für mich einen wöchentlichen GTD-Termin definiert. Bei mir ist es der Freitagabend, an dem ich diese Liste durcharbeite.

3.)  Eine leere E-Mail-Inbox ist wichtig, auch wenn diese bei viel Reisetätigkeit nicht immer einfach zu realisieren ist. Eine volle Inbox aber ist ein GTD-Killer. Denn durch sie entsteht, was es unbedingt zu vermeiden gilt: Eine zweite Liste, in der Aufgaben definiert sind.

4.)  Ich nutze digitale Ordner und eine analoge Ledermappe, in der das Material gesammelt ist, das ich brauche, um die Aufgaben zu bearbeiten.

5.)  Damit ich mir regelmäßig Zeit nehmen kann, die Liste zu überprüfen und mit ihr zu arbeiten, brauche ich einen Terminkalender mit Wiedervorlage-System. Effektive Arbeitsrhythmen und Routinen sind entscheidet, damit GTD funktioniert.

6.)  Für laufende Themen und regelmäßige Aufgaben nutze ich je ein Protokoll, das ständig aktualisiert wird. Nur so kann man ein effektives Schubladen-Arbeiten erreichen.

7.)  Drei bis vier Mal im Jahr schaffe ich mir Zeit für die wichtige Mittelfristplanung. Allen nutzt in seinem Buch ein schönes Bild zu den unterschiedlichen Flughöhen der Aufgaben, die einen beschäftigen, das ich zu 100 Prozent bestätigen kann. Auf Landebahnhöhe sind die täglichen Aufgaben, in 1.000 Meter Höhe die wöchentlichen Aufgaben, auf 12.000 Metern findet sich die Lebensplanung per se, und so weiter. Auf Landebahnhöhe, in 1.000 Metern Höhe und auf 12.000 Metern gibt es keine Probleme. Schwierig sind die effektiven Reviews und Korrekturen von Quartals-, Halbjahres-, Jahres- und Zweijahres-Zielen. Hier fehlt praktisch immer die Konsequenz, wie ich aus vielen Mitarbeiter- und Kollegengesprächen weiß.

Wie schaffe ich es, aus dieser Falle heraus zu kommen? Mir hilft es immer, andere zu inkludieren und diesen Menschen zuzusagen, dass ich diese Zwischenschritte erledigen und mit ihnen diskutieren werde. Das mache und schaffe ich dann auch.

8.)  Wenn Sie Chef sind, brauchen Sie dann noch einen weiteren Schritt. Das ist die „Waiting for“-Liste. „Waiting for“ steht für Versprechen, die Ihnen Ihre Mitarbeiter gegeben haben. Nicht nachzuhalten, ob diese Versprechen auch erfüllt wurden, wäre schlechtes Management.

Das war es schon. Eine Liste, eine effektive Ablage (inklusive Protokolle), feste Rhythmen, verlässliche Wiedervorlagen und die Arbeitsdisziplin zum regelmäßigen Planen und Organisieren. Dann ist es keine Kunst mehr Dinge geregelt zu kriegen.

Zuletzt noch ein kleiner Aufruf zum Reality Check nach dem Motto „Plan your work – work your plan“: Vergleichen Sie mal die Liste mit ihrem System. Diskutieren Sie mit mir, uns oder Ihren Kollegen, Mitarbeitern oder Chefs das Thema. Ich verspreche Ihnen, es ist immer ein spannendes Feld. Die wenigsten werden zu 100 Prozent zufrieden sein. Ich arbeite auch noch immer daran. 

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2 Responses

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  2. Getting Things Done (Teil 1): erstmal Kopf aufräumen | Billomat

    […] „WIE ICH DIE DINGE GEREGELT KRIEGE: SELBSTMANAGEMENT FÜR DEN ALLTAG“ (derkarrierenavigator.com; aufgerufen am 09.03.2018) […]

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